ใบแจ้งหนี้ใช้บอกว่าเรียกเก็บงานอะไรและจำนวนเท่าไร
ผมมองใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารเรียกเก็บเงินที่ต้องอ่านต่อกับข้อตกลงรับงาน ไม่ใช่ภาพตกแต่งตอนส่งงานเสร็จ เอกสาร PayPal Invoicing อธิบาย invoice เป็นคำขอชำระค่าสินค้าหรือบริการ และมีข้อมูลผู้ส่ง ผู้รับ รายการ จำนวนเงิน สกุลเงิน และสถานะ PayPal: โครงสร้าง invoice
บทความนี้เสนอแบบร่างเชิงพาณิชย์ของผมสำหรับคุยกับลูกค้า ไม่ใช่แบบเอกสารภาษีที่รับรองใช้ได้ทุกกิจการ ก่อนส่งให้ตรวจว่าชื่อนิติบุคคลหรือชื่อบุคคลที่สั่งงานตรงกับผู้รับใบแจ้งหนี้ และระบุเลขอ้างอิงงานที่ทั้งคู่เปิดหาหลักฐานเดียวกันได้
เขียนช่องสำคัญให้ผู้จ่ายไม่ต้องเดา
แบบร่างของผมมีชื่อและช่องทางติดต่อคู่ค้า เลขใบแจ้งหนี้ วันที่ออก รายละเอียดงานที่เรียกเก็บ สกุลเงิน ยอดรวม วันครบกำหนด และรายละเอียดรับเงิน แยกยอดที่จ่ายแล้วกับยอดค้างถ้าเป็นงานแบ่งงวด ช่องเหล่านี้สอดคล้องกับข้อมูลที่ระบบ invoice ของ PayPal รองรับ แต่เป็นการจัดหน้าเพื่อทำงาน ไม่ใช่การคัดข้อบังคับทางภาษีมาใช้ โครงสร้างข้อมูลต้นทาง
อย่าเขียนเครื่องหมาย $ ลอย ๆ ถ้าตกลงรับดอลลาร์สหรัฐ ผมเขียน USD ให้ชัด ส่วนวันครบกำหนดให้เขียนวันเต็มที่คู่ค้าเข้าใจตรงกัน และระบุว่าต้องเริ่มโอนหรือเงินต้องถึงภายในวันนั้น หากส่งผ่านระบบของลูกค้า ให้ตรวจความหมายของช่องครบกำหนดในระบบด้วย
เลือกก่อนว่าจะตรึงหนี้เป็น USD หรือยอมให้จ่ายบาท
ถ้าตกลงค่าจ้างเป็น USD ผมเขียนว่ายอดหนี้และยอดที่ใช้ตรวจการชำระเป็น USD แล้วแยกการแปลงเพื่อใช้จ่ายในไทยออกมา หากยอมให้ชำระเป็นบาท ต้องระบุแหล่งเรท ชนิดเรท วันหรือเวลาที่อ้างอิง และวิธีรับมือเมื่อหาเรทวันนั้นไม่ได้ เงื่อนไขเหล่านี้เป็นเรื่องที่คู่ค้าตกลงกัน ไม่ควรให้ฝ่ายใดเลือกเรทหลังเห็นผลแล้ว
ข้อความร่างเพื่อปรับใช้ เช่น ค่าบริการกำหนดเป็น USD; หากประสงค์ชำระเป็น THB ให้ขอและยืนยันยอด THB เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนโอน การใช้คำว่าเรทธนาคารอย่างเดียวอาจยังไม่ชัด เพราะตารางธนาคารมีทั้งฝั่งซื้อ ขาย และชนิดรายการ อ่านต่อที่ ต้นทุนรับเงินและอัตราแลกเปลี่ยน
ให้ชื่อผู้รับภาระค่าธรรมเนียมตรงกับคำสั่งโอน
ผมแยกค่าผู้ส่ง ค่าธนาคารระหว่างทาง ค่ารับเงิน และค่าบริการแพลตฟอร์มออกจากกัน แล้วถามว่าค่าจ้างที่ตกลงคือยอดส่งหรือยอดที่ผู้รับควรได้ อย่าให้ข้อความผู้ส่งจ่ายค่าธรรมเนียมทั้งหมดจบอยู่ในใบแจ้งหนี้โดยไม่มีการตรวจว่าช่องทางที่เลือกทำตามได้อย่างไร แบบฟอร์ม Global Inward ของ KBank มีส่วนเลือกภาระ Foreign Bank Charges แสดงว่ารายละเอียดนี้ควรสอดคล้องกับคำสั่งโอนด้วย แบบฟอร์ม KBank
ข้อความร่างของผมคือ ผู้จ่ายและผู้รับตกลงผู้รับภาระค่าธรรมเนียมตามใบเสนอช่องทางโอนที่แนบ หากยอดถึงต่างจากยอดหนี้ ให้ส่งหลักฐานค่าหักและตกลงยอดค้างก่อนปิดรายการ ข้อความนี้เป็นจุดเริ่มเจรจา ไม่ใช่คำรับประกันว่าธนาคารทุกแห่งจะส่งยอดสุทธิได้ตรง
ใบแจ้งหนี้ USD ไม่ได้ตอบเรื่องใบกำกับภาษีแทนเรา
ผมแยกคำถามว่าลูกค้าต้องจ่ายอะไร ออกจากคำถามว่ากิจการต้องออกเอกสารภาษีอย่างไร ข้อหารือกรมสรรพากรเรื่องใบกำกับภาษีหน่วยเงินตราต่างประเทศมีประเด็นการอนุมัติและขอบเขตกิจการเฉพาะ จึงไม่ควรเห็นตัวอย่าง invoice ต่างประเทศแล้วสรุปว่าออกใบกำกับภาษีไทยแบบเดียวกันได้ทันที ข้อหารือกรมสรรพากร
แหล่งนี้เป็นข้อหารือเก่าของกิจการเฉพาะ บทความใช้เตือนว่าต้องตรวจเงื่อนไข ไม่ใช้แทนข้อสรุปกฎหมายปัจจุบันของฟรีแลนซ์ทุกคน ถ้าต้องออกใบกำกับภาษี ให้ผู้ทำบัญชีตรวจสถานะกิจการ ลักษณะบริการ และแบบเอกสารที่ใช้จริงก่อนส่ง อ่านพื้นฐานต่อที่ ค่าเงินกับภาษีของฟรีแลนซ์ไทย
ปิดใบแจ้งหนี้เมื่อกระทบยอดหลักฐานได้
ตอนรับเงิน ผมวางใบแจ้งหนี้ไว้ข้างเอกสารชำระและรายการเข้าบัญชี แล้วทำเครื่องหมายว่าจ่ายเต็ม จ่ายบางส่วน หรือยังมีข้อสงสัย ชื่อผู้จ่ายอาจต่างจากชื่อลูกค้าเพราะมีฝ่ายการเงินหรือบริษัทในเครือ จึงขอคำอธิบายผูกกับเลขใบแจ้งหนี้ไว้ด้วย แทนการเดาว่ายอดใกล้กันต้องเป็นรายการเดียวกัน
การเก็บใบแจ้งหนี้พร้อมคำสั่งรับเงินมีตัวอย่างในคำแนะนำแบบฟอร์ม KBank ที่ให้ธุรกิจส่งเอกสารเรียกเก็บไปกับข้อมูลรับเงิน KBank: เอกสารรับเงิน ผมใช้หลักเดียวกันทำแฟ้มงาน: ข้อตกลงที่ยืนยันแล้ว → ใบแจ้งหนี้ → หลักฐานจ่าย → ยอดเข้าจริง แล้วค่อยส่งข้อยืนยันปิดยอดให้ลูกค้าตามความจริง
คำถามที่พบบ่อย
ใบแจ้งหนี้ต่างประเทศต้องเป็น USD เสมอไหม
ไม่จำเป็นสำหรับข้อตกลงเชิงพาณิชย์ในบทความนี้ ให้ใช้สกุลที่คู่ค้าตกลงและระบุชัด ส่วนเอกสารภาษีต้องตรวจแยกตามกิจการ
ระบุเรทวันที่ออก invoice แล้วใช้ยื่นภาษีได้เลยไหม
ไม่ควรสรุปเช่นนั้น เรทที่ตกลงชำระเป็นเงื่อนไขการค้า ส่วนเรทและเอกสารภาษีต้องให้ผู้ทำบัญชีตรวจตามกติกาที่ใช้กับรายการจริง
ใครควรจ่ายค่าธรรมเนียมรับเงิน
เป็นประเด็นที่ต้องตกลงก่อนเริ่มงานและให้ตรงกับช่องทางโอน ไม่มีคำตอบเดียวที่ใช้กับลูกค้าและธนาคารทุกแห่ง
แหล่งอ้างอิง
เนื้อหาเพื่อการศึกษา ไม่ใช่คำแนะนำลงทุน